Como gerenciar o capital de giro de uma clínica médica

Como gerenciar o capital de giro de uma clínica médica

Gerenciar o capital de giro de uma clínica médica é, sem dúvidas, desafiador. Ao mesmo tempo, o bom funcionamento de qualquer tipo de empresa depende da sua saúde financeira. Se as receitas e despesas não estiverem organizadas, o empreendimento é prejudicado e, eventualmente, obrigado a fechar as portas.

É diante da importância de ter um bom controle do capital de giro por parte do empreendedor para que a fluidez dos ciclos de caixa seja garantida que redigimos esta publicação.

Aqui explicaremos o significado de capital de giro, como calculá-lo, quais são os riscos de não ter um, como administrar o fluxo de caixa, entre outros tópicos relevantes. Confira!

Mas, o que é capital de giro?

Apesar de o termo ser bastante utilizado, o seu significado não é compreendido por todos. Entende-se por capital de giro o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para suportar as oscilações de caixa. Para isso, uma quantia deve ser considerada e imobilizada, inclusive no banco. Para clínicas médicas, pode ser necessário um capital de giro em torno de 20% a 30% do faturamento.

Com a definição esclarecida, veja como gerenciar o capital de giro de uma clínica médica com algumas estratégias.

Como administrar o fluxo de caixa?

Tanto o capital de giro como o fluxo de caixa são itens básicos e muito importantes para a gestão financeira de uma clínica. Para que o dinheiro seja rentável, cabe a você cuidar dele. Registre as entradas e saídas de valores, garantindo que não aconteça um desequilíbrio entre os recebimentos e os pagamentos das obrigações do seu negócio.

Quanto mais controle houver, menor é a necessidade de interferir no capital de giro. Opte também por fazer pagamentos à vista. Dessa forma, o valor da mercadoria costuma ser mais atrativo, possibilitando o aumento do estoque e, consequentemente, dos lucros.

Quais cuidados devo ter com financiamentos bancários?

Recorrer a um financiamento bancário para iniciar as operações em um consultório médico é muito comum. O dinheiro pode ser usado, por exemplo, para comprar à vista todos os equipamentos necessários para os atendimentos.

Optando pelo financiamento bancário, os juros do empréstimo podem ser mais baixos que em um parcelamento das compras por outros meios. Contudo, é importante prever, com cautela, quais são custos da operação e verificar se um financiamento realmente vale a pena, para que nada saia do controle e a saúde financeira da sua clínica não seja prejudicada.

Como fazer uma gestão de custos dos serviços?

A prestação dos serviços médicos fornece o lucro da clínica. Contudo, o pagamento de funcionários, o aluguel do espaço, as contas de energia, água e internet, os medicamentos e insumos utilizados e quaisquer outras obrigações financeiras do negócio devem ser descontadas desse montante. Assim, é possível ter uma base do lucro real e conferir se ele é suficiente para fornecer um crescimento sustentável do negócio a médio e longo prazo.

É importante não restringir as opções de pagamento?

Uma outra dica para gerenciar o capital de giro de uma clínica médica de maneira eficiente é não restringir as opções de pagamento, ou seja, não estabelecer uma política de vendas somente à vista. Caso queira ampliar a carteira de clientes, aceitar parcelamentos é uma boa opção. Tanto para captar novos pacientes, quanto para impulsioná-los a realizar mais procedimentos a cada visita. Contabilize os custos em cada parcela e faça uma experiência para avaliar como gerenciar da melhor forma recebimentos parcelados.

Como posso calcular o capital de giro?

O cálculo do capital de giro não é tão complexo, mas inclui conceitos financeiros que devem ser de conhecimento do responsável, para que ele consiga alocar os valores corretos e evitar erros.

Primeiramente, será preciso separar todos os custos recorrentes e básicos do estabelecimento, como fornecedores, contas a pagar, empréstimos, obrigações tributárias etc. Esses montantes são aqueles que garantirão o seu funcionamento rotineiro; devem ser chamadas de Passivo Circulante e consistem nas contas liquidáveis em menos de 12 meses.

Após determinar esse montante, será necessário entender quanto de receita é necessário gerar para que os Passivos Circulantes sejam quitados. Isso é chamado de ponto de equilíbrio, pois indica que o negócio não está operando com perdas e, posteriormente, poderá começar a gerar lucro.

Estruturar uma boa política de preços dos serviços oferecidos pela clínica é fundamental para alcançar o equilíbrio citado, pois os valores a serem cobrados, além de englobar os ganhos esperados, devem considerar os custos atrelados a eles. Depois disso, é preciso separar as fontes de recebimento da clínica. Essa etapa deve ser feita com bastante cuidado, já que abrange outros fatores além do dinheiro que você possui no caixa.

As fontes de recebimento devem envolver quaisquer fontes de receita de alta liquidez, que são aquelas obtidas rapidamente, como resgates de investimentos a curto prazo, vendas de estoque ou outro ativo, saldo da conta-corrente da empresa, poupança, valores a receber dos pacientes que não quitaram procedimentos etc.

Perceba que todos esses valores são recebíveis em menos de 12 meses. Assim, eles devem ser chamados de Ativo Circulante. Entretanto, o estoque também deve ser incluído nessa mesma conta para fins de cálculo do capital de giro. Com os dois conceitos estudados, é possível alcançar a fórmula do capital de giro:

Capital de Giro Líquido (CGL) = Ativo Circulante (AC) (incluindo estoque) – Passivo Circulante (PC)

A equação resulta na quantidade de recursos financeiros necessários para suprir as principais contas da clínica, permitindo que as atividades continuem sendo exercidas sem a necessidade de solicitar empréstimos ou financiamentos.

O ideal é que a clínica tenha uma reserva de capital que garanta o pagamento das contas de, no mínimo, 3 meses. Assim, caso ocorra uma eventualidade, a clínica continuará funcionando normalmente até que alcance o ponto de equilíbrio novamente. Essa estratégia deve ser aplicada tanto na abertura do negócio quanto no seu estágio de desenvolvimento.

Também será necessário desenvolver um cronograma de reavaliação do capital de giro negócio, pois é possível que a quantidade de clientes diminua ou aumente, que diversos investimentos sejam realizados, dívidas sejam quitadas, entre outros fatores que alteram as despesas e receitas da clínica.

Por fim, ressalta-se que o capital de giro também tem outras funcionalidades úteis à administração financeira da clínica, como a realização do planejamento financeiro.

Quais são os riscos de não ter um capital de giro?

Deixar de calcular o capital de giro acarreta consequências bastante prejudiciais, como deixar as suas contas no vermelho ou até mesmo resultar no encerramento das atividades.

Por exemplo, com as despesas sempre maiores que as receitas, será necessário realizar um empréstimo bancário para arcar com os custos. Isso tornará mais grave a situação financeira do negócio, pois ele estará sujeito ao pagamento de juros e taxas, comprometendo parte de sua receita.

Outro risco ocorre quando há aumento das receitas, pois isso pode levar também a uma elevação das despesas, sendo necessário calcular um novo capital de giro para averiguar se os ganhos são efetivos.

Lembre-se que um capital de giro de negativo não significa que houve má administração, já que há uma reserva de capital constituída especialmente para essa finalidade. O importante é que seja analisada a frequência dessa situação; caso ela seja alta, será preciso reavaliar as despesas e identificar onde estão os maiores gastos, como aluguel caro, juros de dívidas elevados etc.

Como é possível equilibrar o capital de giro?

Essencialmente, é preciso que as receitas do Ativo Circulante sejam mais altas que as despesas do passivo circulante. Para isso, é preciso alinhar as datas de pagamento com as de recebimento.

A primeira atitude do gestor é estabelecer um controle rígido de todos os prazos de pagamento, recebimento, assim como os valores envolvidos. Esses dados são importantes para calcular o capital necessário para suprir os compromissos dentro dos prazos de vencimento.

Depois de aprimorar o controle dos prazos, pode-se aplicar diversas estratégias para alcançar esse objetivo, como estender os prazos com fornecedores ou criar estratégias para receber mais rápido os pagamentos dos clientes.

Especificamente para as clínicas médicas, uma tática que auxilia no equilíbrio financeiro é manter uma cartela de pacientes que faça tanto atendimentos particulares como planos de saúde. Fazer esse tipo de planejamento diminuirá os riscos de surgirem dificuldades financeiras decorrentes do capital de giro, o que possibilita uma gestão mais sustentável.

Quais são as vantagens de ter ajuda profissional especializada?

Não é viável que os médicos façam os cálculos do capital de giro e o planejamento financeiro por conta própria, já que suas rotinas de trabalho são cheias e, por isso, não têm tempo disponível para estudar sobre o tema.

Entretanto, como é um cálculo importante para a clínica e seu fluxo de caixa, é fundamental ter uma equipe profissional especializada para garantir a boa gestão do capital de giro. Os contadores especializados conseguirão identificar riscos, realizar previsões e estruturar planejamentos com mais eficácia, precisão e agilidade.

Graças à ampla experiência em atender clínicas, os contadores otimizarão o processo de cálculo do capital de giro, evitarão erros, reconhecerão agilmente seus problemas, bem como apresentarão os melhores resultados para solucionar as questões. Além de administrar o capital de giro, o serviço contábil especializado, entre outros serviços essenciais para a clínica:

  • contabiliza e recolhe corretamente dos tributos, evitando pagamentos além do necessário ou problemas com o Fisco;
  • faz as folhas de pagamentos;
  • auxilia na emissão de notas fiscais;
  • elabora relatórios obrigatórios e que auxiliam na tomada de decisões do negócio;
  • estrutura planejamentos que melhoram o desenvolvimento saudável do negócio.

É por meio do cálculo e do acompanhamento do capital de giro que os sócios e gestores da clínica conseguem tomar decisões mais vantajosas, pois eles saberão como deixar as contas equilibradas e o negócio lucrativo.

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